Wer kennt es…erst fünf Tabs öffnen, damit ich all meine Aufgaben an einem Ort finde?

Du würdest am liebsten aber alles in einem Kalender sehen?

Die Lösung findest du hier:

Ich nutze Microsoft Planner für meine verschiedenen Aufgaben:

• Einen Planner für meine ganzen Tätigkeiten im eigenen Business (Buckets nach Themen)
• Einen Planner für meine Content Planung
• Und je einen Planner pro Kunde/Kundin

Hier ein Beispiel:

In dem oben genannten Bucket „Marketing“ befindet sich beispielhaft die Aufgabe „Werbekampagne“. Damit dieser Eintrag später in deinem Outlook-Kalender erscheint, muss die Aufgabe sowohl dir zugewiesen sein als auch ein Fälligkeitsdatum enthalten.

Wenn du dann wieder zurück in den Planner gehst, klickst du neben den Titel des Planners (hier „Test“) auf den Pfeil rechts und dann auf „Hinzufügen eines Plans zum Outlook-Kalender".

Dann gehst du auf „Veröffentlichen, mit jedem teilen“ und kopierst dir den iCalendar-Link (Vorsicht: jeder der auf diesen Link hat, hat Zugriff zu deinem Planner)

Danach wechselst du zu Outlook und gehst in die obere Taskleiste im Register „Kalender verwalten“ auf „Kalender hinzufügen“

Klicke auf „Aus dem Internet“

Dann kannst du den iCalendar-Link von MS Planner hier einfügen und mit „Ok“ bestätigen:

Nun taucht der Kalender links bei deinen Kalendern in Outlook auf und du kannst ihn in deinen Kalender mit anzeigen lassen.

Was ist eine virtuelle Assistenz?

Welche Aufgaben kannst du an eine VA auslagern?

Hier eine Übersicht typischer VA-Tätigkeiten – du kannst viele davon sofort delegieren:

• Digitale Büroorganisation & Backoffice: E-Mail-Management, Terminplanung, Datenpflege, internationale Korrespondenz, vorbereitende Buchhaltung, Controlling
• HR-Support: Bewerbermanagement, Mitarbeiterbetreuung
• Technik & Tools: Einarbeitung in neue (KI-)Tools, Support bei der Implementierung neuer Tools, Erstellen von Anleitungen, FAQs etc.
• Webdesign Support: Website-Erstellung (z. B. WordPress, technischer Support, Newsletter-Setup)
• Marketing & Social Media: Instagram-Management, LinkedIn-Profilpflege & Ads, Community-Aufbau & Moderation
• Content & SEO: Blogartikel schreiben, Keyword-Recherche, SEO-Optimierung
• Online-Produkte & Kurse: Onlinekurs-Erstellung, Launch-Support, Podcast-Bearbeitung
• Projekt- & Eventmanagement: Projektplanung via Trello, Asana, ClickUp, Planner o. Ä. , Organisation von Webinaren & Online-Events

Warum du als Unternehmer:in von einer VA profitierst

Die Zusammenarbeit mit einer VA ist mehr als eine Entlastung – sie ist ein Business-Booster.

Du gewinnst mehr Zeit für dein Kerngeschäft, hast weniger Stress und Überforderung, profitierst von Kostenvorteilen (keine Fixkosten wie bei Festanstellung) und Fachwissen auf Abruf und erhältst Impulse von außen – deine VA denkt mit!

Erfolgsfaktor: Kommunikation & Tools

Für eine reibungslose Zusammenarbeit braucht es klare Strukturen und Absprachen. Im Folgendem ein paar Inspirationen:

• Gemeinsame Projekt-Tools wie Trello, Asana, ClickUp oder Planner
• Regelmäßige Meetings/Check-Ups via  Teams oder Zoom
• Kommunikation über Slack, Skool oder Teams
• beide Seiten teilen realistische Erwartungen & offenes Feedback

Wenn du das beachtest, steht einer langfristig erfolgreichen VA-Kooperation nichts im Weg.

Typische Fehler beim VA-Outsourcing – und wie du sie vermeidest

• Unklare Aufgabenstellungen
• Zu kurzfristige Deadlines
• Fehlende Briefings
• Micromanagement

Mein Tipp: Starte mit einem klar definierten Mini-Projekt und wachse mit der Zusammenarbeit mit.

Fazit: Du musst nicht alles selbst machen.

Eine virtuelle Assistenz ist keine "helfende Hand", sondern eine strategische Unterstützung. Sie verschafft dir den nötigen Freiraum, um dein Business mit Fokus und Klarheit zu führen.

Bereit für den nächsten Schritt?

Wenn du Aufgaben abgeben und dich wieder auf das konzentrieren willst, was dich wirklich weiterbringt, dann ist eine VA vielleicht genau das, was du suchst.

Ich helfe dir gern dabei, die passende Unterstützung zu finden – oder begleite dich selbst als VA und deine Business Partnerin in Crime!

Schreib mir direkt (info@rehwald-business-services.com) oder vereinbare ein kostenloses Kennenlerngespräch (via meetergo)!